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管理員業務

マンション管理会社が行う管理員業務とは、各種設備の点検作業や外部業者との立ち会い作業などを、管理組合の窓口役として代行する業務です。管理組合の役員などと綿密な連携を取ることがマンション管理会社の評価ポイントなりますので、この評価次第では管理会社の変更も検討することになります。

マンション管理会社の管理員業務について

マンション管理会社は、建物や設備、施設の作動状況を外観点検を行い、組合へ報告書を提出します。不具合や異常が認められると、メンテナンスを行う専門業者に修繕を依頼。この際、組合員の立ち会いが必要となりますが、その立ち会いを代行してくれます。

このほか居住者との応接や防火管理、駐車場の管理なども代行。居住者が安心して暮らしていくための保守管理を行ってくれます。このように、居住者のライフラインにも関わってくる重要な任務を遂行するので、管理員のスキルをしっかりチェックする必要があります。

管理員のスキルのチェックが重要な理由は「マンションのイメージそのものを大きく左右するから」というのも挙げられます。

マンションの管理を任されているのは管理人だけではなく契約している管理会社全体ですが、その中でもマンション住人やその近隣住民と顔を合わせる機会が圧倒的に多いのは、マンションの窓口係のような存在となっている管理員です。

清掃・管理・報告などの日々の業務をそつなくこなすだけでなく、クレームやトラブルなどに対しても迅速かつ的確な対応が求められますし、清潔感や口調の柔らかさなども大切なポイント。煙草を吸わないことも重要です。

あと、管理員に対して「親しみやすい人がいい」と思っている人も多いですが、おしゃべりで噂好きな人だと結果的にマンションのイメージを損ねるリスクも高いので、実は管理員としては失格。「物腰は柔らかく話しやすく、でも住人との適度な距離感も守っている」ということが大切です。

このように、管理員には「求められる業務」だけではなく「求められる資質」というものも非常に大きなポイントとなってきます。

マンション管理会社の変更を考える際は、管理会社が管理員の教育・研修において、業務内容だけでなく接遇応対などの部分でもしっかりと教えているかどうか、「人間力」を重視できているかどうか、できればその点もチェックしておきたいところです。

管理員業務の評価チェック項目

管理員業務についてマンション管理会社の評価ポイントは、以下の通りです。

  • 管理員の就労状況が明確である(※1)
  • 業務内容や勤務時間は適切である
  • 定期的に管理員への教育研修が行われている(※2)

※1 勤務日時、人数、休務日の補充の有無が明確になっているかをチェックします。
※2 居住者や訪問者、業者との対応で知り得た個人情報などの秘密保護など、しっかり守れるよう研修や指導要綱があることなどがポイントです。

上記の評価が低ければ管理会社に注意を促し、それでも改善が見られない場合は管理会社の変更も検討すべきでしょう。

 
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