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事務管理業務

マンション管理会社が行う事務管理業務とは、管理費や修繕積立金などの収納、出納、決算書、予算案の作成等の会計業務、長期修繕計画の作成、調定などがあります。

管理組合の運営を支える業務ですので、この評価次第ではマンション管理会社の変更も検討することになります。

マンション管理会社の事務管理業務とは

業務内容をさらに詳しくみていきましょう。例えば収納・出納について。居住者の口座から管理費などを管理組合名義の口座に収納したり、公共料金や保守点検業務などの定額管理費や修繕積立金の保管口座への移換などを行います。こうした資金の動きを月次決算や年次決算書として管理組合に提出。予算案も作成してくれます。

とりわけ将来の大規模修繕に備えて積み立てる修繕積立金については、長期修繕計画(工事の予定、費用の概算など)を立てたうえで徴収額の調整も行ってくれます。ちなみに、修繕積立金の預金通帳と印鑑は、管理会社・管理組合が別々に保管する方が望ましいので、保管口座と収納口座は管理会社が、印鑑は管理組合が保管します。

このほか、理事会や総会の資料作成、組合運営のサポートなども行ってくれます。

たとえば管理組合の予算案作成の補助、決算案作成の補助、管理組合の会計収支状況の報告、総会や理事会の運営の補助、損害保険契約の代行、官公庁、仲介業者等との折衝及び通知事項の伝達などがその例としてあげられます。

こうした業務がしっかりできることこそが、管理会社と管理組合がうまく協力しあってマンション管理をできているというひとつの目安と言えるでしょう。

また、管理会社の事務管理業務の質を見るポイントとしては、「管理費や修繕積立金の滞納があった場合、その対応をどこまで頑張ってくれるか」をチェックしておくことも大切です。

本来、法的に見れば管理費などは管理組合が集金すべきもので、管理会社はその集金を代行している立場、という形になりますので、管理会社にそれほど強い督促の権限があるわけではありません。

しかし、それをいいことに、通常の集金業務だけをこなして、管理費等の滞納があっても、あまり積極的に督促をしてくれない管理会社もあります。

滞納に対して、口頭やハガキなどでの督促などをするところまでは引き受けてくれるかどうか、これをチェックしておくことは重要です。

逆に「今の管理会社があまり督促してくれないのが不満」という人は、管理委託契約を確認してみましょう。管理委託契約にこうしたことが記されてなければ改善を求めるべきですし、記されているのに守られていない、という場合は管理会社の変更を考えたほうがいいでしょう。

事務管理業務の評価チェック項目

事務管理(財務管理など)について、管理会社を評価するポイントはこちら。

  • 財産管理方式(原則方式、収納代行方式、支払一任方式)が明確である
  • 預金通帳と印鑑の保管は分離されている
  • 月次決算資料を毎月管理組合に提出している
  • 収支報告書、賃借対照表が管理費会計と積立金会計と分別したものである
  • 管理費の滞納対策をしっかり整備している(※1)
  • 管理規約に従って、積立金取崩しや予算変更を行っている
  • 管理費や修繕積立金の適正金額の提案、経費削減の提案がある(※2)

※1 滞納者について管理会社の業務範囲や作業日程が明確になっていることや、これまで1年以上の滞納事案がないことなどが条件。
※2 組合主導での工事、委託費の比較見積をもとにコスト削減が実現しているかが評価基準。

上記の評価が低ければ、マンション管理会社の変更を検討すべきでしょう。

 
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