総会の開催について

ここでは、マンション管理組合における総会について、マンション管理会社変更の事案を例に、大きな流れを見てみましょう。

マンション管理組合が行う総会の基本事項

総会とは、何かトラブルや改善点などの問題が発生した時に、その問題を解決させるために行う会議のことです。
マンション管理組合は、総会を開く義務があり、年に1回開催される通常総会と、時期を問わず特別な決議が必要な際に開催される臨時総会があります。

総会は理事長が召集します。
マンション管理会社を変更する場合もまた、管理組合の理事長は臨時総会の招集をしなければなりません。
しかし理事長が召集しなければ開催はされないので、その場合は、組合員総数の5分の1以上かつ、議決権総数の5分の1以上の合意を得ることで開催することができます。

条件を満たして総会を開くことが決定したら、遅くとも総会の2週間前には組合員全員に告知を行います。
総会の3日前までには、総会成立要件を満たしているかどうかを確認します。
組合員の過半数の出席が、総会成立要件となるのです。

マンション管理会社変更を総会の決議で行うには

マンション管理会社を変更するには、各種の段取りを経る必要があります。
それらの中には当然、総会による決議も必要です。
大きな流れを見てみましょう。

まずは、管理組合の理事会において、マンション管理会社の変更の合意を取り、合意が得られれば、その旨を総会に提出します。
組合員からは、管理組合の理事会に対し、変更作業を一任します。

マンション管理会社変更に関する作業の一任を受けた理事会では、新管理会社の選考に入ります。
現在の管理会社における問題点や不満を組合員から集め、それを解消する管理会社をなるべく多くピックアップし、各社から費用の見積もりを取ります。

各社から提出された業務内容や見積もりを理事会で比較検討して、さらに候補を絞り込みます。
絞り込まれた数社には、最終選考として、実際にプレゼンテーションを行ってもらい1社に絞り込むのです。

新たな管理会社には、住民説明会を開催してもらいます。これを重要事項説明会といいます。
その後の総会にて、管理会社変更(現在の管理会社との契約解除・新たな管理会社との契約)について、承認を行います。
新管理会社と契約を行い、旧管理会社との引き継ぎを行ってもらいます。

マンション管理会社を変更する場合には、大きな流れを見ただけでも、このように各種の手続きを踏まなければなりません。
その最初と最後には、必ず総会による承認が必要となっているのです。